Hackathon
Future Smart City

Regulamin Konkursu

§ 1 [Postanowienia wstępne]

1. Niniejszy regulamin (dalej jako „Regulamin”) określa zasady i tryb przeprowadzenia konkursu pod nazwą – Hackathon Future Smart City (dalej jako „Konkurs”), organizowanego przez Fundację Uniwersytetu Łódzkiego (dalej jako „Organizator”).
2. Konkurs organizowany jest online z wykorzystaniem platformy ChallengeRocket (dalej jako „Platforma Konkursowa”) w dn. od 25.07.2025 do 14.11.2025, obejmując również stacjonarną część wydarzenia, która odbędzie się w dniu 14.11.2025 r. o godzinie 10.00 w Łodzi w Bibliotece Uniwersytetu Łódzkiego, ul. Jana Matejki 32/38.
3. Udział w Konkursie możliwy jest wyłącznie dla użytkowników Platformy Konkursowej po uprzednim zaakceptowaniu niniejszego Regulaminu.
4. W zakresie przetwarzania danych osobowych Uczestników, Organizator (Fundacja Uniwersytetu Łódzkiego) działa jako administrator danych osobowych, natomiast ChallengeRocket Sp. z o.o. jako podmiot przetwarzający, zgodnie z art. 28 RODO. Szczegóły dotyczące zakresu obowiązków i zasad przetwarzania zawarte są w § 7 Regulaminu.

§ 2 [Warunki uczestnictwa w Konkursie]

1. Uczestnikami Konkursu mogą być osoby fizyczne, które w dniu zgłoszenia spełniają łącznie następujące warunki:
2. są uczniami szkół ponadpodstawowych lub studentami uczelni wyższych,
3. ukończyły 16. rok życia,
4. w przypadku osób niepełnoletnich – posiadają pisemną zgodę rodzica/opiekuna prawnego na udział w Konkursie,
5. posiadają miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
6. zapoznały się z treścią niniejszego Regulaminu i akceptują jego postanowienia.
7. Udział w Konkursie jest bezpłatny i dobrowolny.
8. Warunkiem uczestnictwa jest wypełnienie formularza rejestracyjnego za pośrednictwem dedykowanej Platformy Konkursowej.
9. Uczestnictwo w Konkursie jest możliwe zespołowo (zespoły od 3 do 5 osób). Uczestnicy zgłaszają się do Konkursu we własnym imieniu lub – w przypadku osób niepełnoletnich – za zgodą przedstawiciela ustawowego.
10. W przypadku zgłoszeń indywidualnych Uczestnik będzie dołączony przez Organizatora do zespołu, z uwzględnieniem zainteresowań i kompetencji Uczestnika.
11. Zespoły uczniowskie (składające się wyłącznie z uczniów szkół ponadpodstawowych) mogą przystąpić do Konkursu wyłącznie pod opieką osoby pełnoletniej pełniącej funkcję opiekuna merytorycznego. Opiekun ten:
12. reprezentuje zespół w kontaktach z Organizatorem,
13. towarzyszy zespołowi podczas wydarzeń wymagających obecności stacjonarnej,
14. nie jest uczestnikiem Konkursu w rozumieniu § 2 ust. 1, ale jego dane muszą być zgłoszone w formularzu rejestracyjnym.
15. Każdy uczestnik Konkursu może być członkiem tylko jednego zespołu.
16. Organizator zastrzega sobie prawo do ograniczenia liczby zgłoszeń przyjętych do Konkursu.
17. Organizator zastrzega sobie prawo do weryfikacji zgłoszeń oraz podjęcia decyzji o dopuszczeniu lub niedopuszczeniu Uczestnika (lub zespołu) do udziału w Konkursie na podstawie przesłanego formularza rejestracyjnego, w tym oceny zgodności zgłoszenia z niniejszym Regulaminem oraz jakości i spójności wstępnego opisu pomysłu na projekt. Decyzja Organizatora w tym zakresie jest ostateczna i nie podlega odwołaniu.

§ 3 [Zadanie konkursowe i forma zgłoszenia]

1. Zadaniem Uczestników Konkursu „Future Smart City” jest opracowanie innowacyjnego projektu odpowiadającego na jedno z wyzwań dotyczących funkcjonowania miasta przyszłości w jednym z trzech obszarów tematycznych:
2. EkoMobilność – zrównoważony transport, mikro-mobilność, infrastruktura;
3. Zdrowie na Nowo – wellbeing, opieka zdrowotna, zdrowie psychiczne;
4. Cyrkularna Rewolucja – inteligentne zarządzanie odpadami, zero waste, smart recycling.
5. Konkurs ma formę sześciotygodniowego procesu kreatywnego realizowanego w formule online, zakończonego stacjonarnym finałem w Łodzi, podczas którego wyłonieni zostaną zwycięzcy.
6. Projekt może przyjąć różnorodne formy, w szczególności:
7. aplikacji mobilnej lub webowej,
8. koncepcji usługi miejskiej,
9. rozwiązania sprzętowo-programowego,
10. strategii edukacyjnej lub społecznej.
11. Każdy Zespół uczestniczący w Konkursie przygotowuje komplet materiałów stanowiących efekty końcowe pracy (tzw. deliverables), w szczególności:
12. Opis pomysłu i jego cel (obowiązkowy) – przedstawiający problem, na który odpowiada projekt, grupę docelową, oczekiwany wpływ i uzasadnienie potrzeby wdrożenia;
13. Mapa pomysłu (obowiązkowa) – diagram, schemat lub inna forma wizualna ilustrująca funkcjonowanie rozwiązania;
14. Wizualizacja lub prezentacja projektu (opcjonalna) – forma graficzna, filmowa lub multimedialna wyjaśniająca ideę;
15. Plan dalszych kroków (opcjonalny) – wskazanie możliwego rozwoju i potencjalnego wdrożenia projektu;
16. Prosty prototyp lub przykład działania (opcjonalny) – jeśli zespół dysponuje możliwością jego przygotowania;
17. Opis zespołu i procesu tworzenia projektu (opcjonalny) - prezentacja członków zespołu, podział ról, motywacje i przebieg współpracy.
18. Dopuszczalne formy zgłoszenia projektów to m.in.:
19. prezentacja lub dokument PDF,
20. nagranie wideo (np. z YouTube, Vimeo, Google Drive),
21. interaktywna makieta (np. z Figma, Miro, Canva),
22. prototyp, demo lub repozytorium kodu.
23. W przypadku wielu plików Zespół zobowiązany jest do oznaczenia, który materiał stanowi główny opis pomysłu.
24. Organizator zastrzega, że udział w Konkursie nie wymaga przygotowania działającego rozwiązania ani gotowego produktu. Kluczowe znaczenie mają wartość koncepcyjna, innowacyjność i wpływ społeczny zgłoszonych projektów.

§ 4 [Zasady uczestnictwa w Konkursie]

1. Zadaniem Uczestnika Konkursu jest opracowanie projektu obejmującego Zadanie konkursowe, o którym mowa w § 3.
2. Każdy Uczestnik może zgłosić się do Konkursu tylko jeden raz.
3. Uczestnicy, którzy będą próbowali zarejestrować się do Konkursu z kilku kont lub podejmą próbę uczestnictwa więcej niż raz, zostaną zdyskwalifikowani.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do weryfikacji, czy całość pracy Uczestnika, z wyłączeniem gotowych, legalnych i publicznie dostępnych bibliotek, została stworzona przez Uczestnika Konkursu w ramach jego trwania.
5. W przypadku naruszenia przez Uczestnika postanowień Regulaminu lub przepisów powszechnie obowiązującego prawa, Organizator ma prawo do dyskwalifikacji Uczestnika.

§ 5 [Rozstrzygnięcie Konkursu]

1. Uczestnicy zobowiązani są do opublikowania kompletnej pracy konkursowej (zgodnie z § 3 ust. 4) na Platformie Konkursowej najpóźniej do dnia 12 listopada 2025 r., do godziny 23:59.
2. Wszystkie zgłoszenia zostaną ocenione przez Jury Konkursowe powołane przez Organizatora, złożone z przedstawicieli Partnerów, środowisk naukowych, branżowych oraz sektora publicznego.
3. Ocena zgłoszonych projektów odbędzie się na podstawie poniższych kryteriów, przyznawanych w skali od 0 do 5 punktów za każde z nich:
4. Pomysł i innowacyjność – oryginalność rozwiązania oraz potencjał twórczy,
5. Trafność zdiagnozowanego problemu i uzasadnienie jego ważności,
6. Wpływ społeczny i środowiskowy – potencjalna wartość dla mieszkańców i otoczenia,
7. Przejrzystość, estetyka i skuteczność prezentacji pomysłu,
8. Zgodność z wybranym obszarem tematycznym Konkursu.
9. Łącznie można uzyskać maksymalnie 25 punktów. W przypadku równej liczby punktów Jury może przyznać miejsca równorzędne.
10. Decyzje Jury są ostateczne i nie przysługuje od nich odwołanie.
11. Ogłoszenie wyników odbędzie się w dniu 14 listopada 2025 r. o godz. 10:00 podczas stacjonarnej części finałowej Konkursu. Wyniki zostaną również opublikowane na Platformie Konkursowej.
12. Organizator przewiduje przyznanie nagród finansowych lub rzeczowych dla laureatów Konkursu w każdej z kategorii tematycznych (EkoMobilność, Zdrowie na Nowo, Cyrkularna Rewolucja), osobno dla grup uczniów oraz studentów. Wysokość i forma nagród będą uzależnione od zaangażowania partnerów konkursu i zostaną ogłoszone przed rozpoczęciem etapu finałowego.
13. Nagrody zostaną wypłacone przelewem bankowym na rachunek wskazany przez laureatów w terminie do 30 dni od daty ogłoszenia wyników Konkursu. Warunkiem wypłaty jest przekazanie przez laureata wszystkich wymaganych przez Organizatora danych osobowych oraz numeru rachunku bankowego.
14. Zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi, od wartości nagród finansowych zostanie przez Organizatora potrącony i odprowadzony do właściwego urzędu skarbowego zryczałtowany podatek dochodowy od osób fizycznych w wysokości 10%. Laureaci otrzymają kwotę nagrody pomniejszoną o wysokość należnego podatku.
15. Organizator zastrzega możliwość przyznania dodatkowych nagród rzeczowych lub finansowych, ufundowanych przez Partnerów lub innych sponsorów Konkursu. Informacja o tych nagrodach zostanie przekazana Uczestnikom na Platformie Konkursowej najpóźniej przed zakończeniem etapu zgłaszania prac konkursowych.
16. Szczegółowe informacje dotyczące fundatorów, wysokości oraz zasad przyznawania dodatkowych nagród zostaną ogłoszone przez Organizatora na Platformie Konkursowej oraz mogą być dodatkowo przedstawione podczas finałowej części Konkursu.

§ 6 [Prawa własności intelektualnej do pracy konkursowej]

1. Uczestnicy są zobowiązani do złożenia oświadczenia o przysługujących im autorskich prawach majątkowych do prezentowanej pracy. Oświadczenie może zostać złożone elektronicznie (np. skan podpisanego oświadczenia lub mailowe potwierdzenie) przez każdego współautora pracy konkursowej.
2. Zwycięzcy Konkursu, z chwilą przyjęcia nagrody, udzielają Organizatorowi nieograniczonej czasowo i terytorialnie licencji na korzystanie z pracy konkursowej we wszystkich znanych polach eksploatacji, w tym w zakresie utrwalania i zwielokrotniania, obrotu oryginałem lub egzemplarzami, na których utrwalono utwór, a także w zakresie publicznego wykonania, wystawienia, wyświetlenia, odtworzenia, nadawania, reemitowania oraz udostępniania w sieci Internet.
3. Zwycięzca upoważnia również Organizatora do wykonywania zależnych praw autorskich, wprowadzania do obrotu oraz czerpania korzyści z opracowań.
4. Zespół/Uczestnik oświadcza, że praca konkursowa przygotowana i zaprezentowana podczas Hackathonu jest jego autorstwa i nie narusza praw osób trzecich.
5. Zespół/Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie roszczenia osób trzecich wobec Organizatora i Partnerów, wynikające z działalności zawodowej lub gospodarczej Uczestnika, a związane z pracą konkursową przygotowaną w ramach Konkursu.
6. Biorąc udział w Konkursie, Uczestnik wyraża zgodę na nieodpłatne, nieograniczone czasowo i terytorialnie utrwalanie jego wizerunku na materiałach fotograficznych i wideo do celów promocyjnych Organizatora i Partnerów.
7. Uczestnik wyraża również zgodę na wykorzystanie zdjęć przedstawiających prace konkursowe wykonane podczas Konkursu w celach wewnętrznych i promocyjnych przez Organizatora i Partnerów.

§ 7 [Przetwarzanie danych osobowych]

1. Administratorem danych osobowych Uczestników Konkursu jest Fundacja Uniwersytetu Łódzkiego z siedzibą w Łodzi (ul. Jana Matejki 34A, 90-237 Łódź).
2. ChallengeRocket Sp. z o.o. z siedzibą w Rzeszowie (pl. Wolności 13/2, 35-073 Rzeszów) pełni rolę podmiotu przetwarzającego dane osobowe Uczestników w imieniu Administratora, zgodnie z art. 28 RODO.
3. Dane osobowe Uczestników przetwarzane będą wyłącznie w celu przeprowadzenia Konkursu, w tym rejestracji uczestnictwa, komunikacji organizacyjnej, obsługi platformy rejestracyjnej, oceny zgłoszeń konkursowych oraz przekazania nagród.
4. Zakres przetwarzanych danych obejmuje: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwę szkoły lub uczelni. W przypadku osób niepełnoletnich przetwarzane są również dane opiekuna prawnego: imię, nazwisko, adres e-mail.
5. Dane mogą być udostępniane podmiotom wspierającym Organizatora przy organizacji Konkursu – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji ich zadań.
6. ChallengeRocket Sp. z o.o. jako podmiot przetwarzający przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora oraz zobowiązany jest do zapewnienia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zgodnych z RODO, a także do zachowania poufności oraz współpracy z Administratorem przy realizacji praw osób, których dane dotyczą.
7. ChallengeRocket może powierzyć dane dalszym podmiotom przetwarzającym (podwykonawcom), wyłącznie w zakresie koniecznym do realizacji usług technicznych związanych z obsługą Platformy Konkursowej. Podmioty te są zobowiązane do zapewnienia standardów ochrony danych równoważnych wymaganiom określonym w RODO.
8. Uczestnicy mają prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do wzięcia udziału w Konkursie. W przypadku niepodania danych, udział w Konkursie nie będzie możliwy.
10. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora można kontaktować się pod adresem e-mail: heroes@fundacja.uni.lodz.pl. W sprawach związanych z działaniem Platformy Konkursowej – pod adresem: office@challengerocket.com.

§ 8 [Postanowienia końcowe]

1. Zasady Konkursu określa niniejszy Regulamin. Wszelkie informacje o Konkursie zawarte w materiałach reklamowych mają charakter wyłącznie informacyjny. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o ochronie danych osobowych oraz ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu, o ile będzie to podyktowane ważnymi przyczynami niezależnymi od Organizatora.
3. O zmianach Regulaminu Uczestnicy zostaną poinformowani drogą e-mailową, a jego nowa wersja zostanie opublikowana na stronie internetowej Konkursu.
4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody majątkowe lub niemajątkowe wyrządzone przez Uczestnika w związku z udziałem w Konkursie lub wykorzystaniem nagrody. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wyrządzone szkody.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do usuwania lub zmiany treści naruszających obowiązujące przepisy prawa w trakcie trwania Konkursu.
6. Uczestnik może zgłaszać zastrzeżenia dotyczące Konkursu.
7. Reklamacje można składać drogą mailową na adres: heroes@fundacja.uni.lodz.pl
8. Reklamacje dotyczące funkcjonowania Platformy Konkursowej należy kierować do jej operatora na adres office@challengerocket.com, zgodnie z regulaminem Platformy Konkursowej.
9. Reklamacje będą rozpatrywane niezwłocznie. W przypadku braku możliwości ich rozpatrzenia w określonym terminie, Organizator poinformuje zgłaszającego o przedłużeniu terminu oraz jego przyczynie i nowym przewidywanym terminie odpowiedzi.