Nie jest tajemnicą, że wielu analityków biznesowych (niezależnie od branży w jakiej pracują) - na swojej zawodowej drodze napotyka różne trudności. Mogą być one związane z interesariuszami, zespołem czy codziennymi zadaniami. Uczenie się - także na błędach - jest procesem ciągłym. A w branży analizy biznesowej nawet pojedynczy błąd może znacząco wpłynąć na rentowność, wydajność członków zespołu i satysfakcję klienta. Jak więc ich unikać?

Analitycy biznesowi pracują w różnych działach, aby identyfikować problemy i zapewniać rozwiązania, które pomogą organizacji osiągnąć jej cele. Chociaż specyfika każdego stanowiska jest inna, analitycy biznesowi na ogół współpracują z wieloma osobami (np. związanymi z finansami czy zespołami IT) przy opracowywaniu nowych inicjatyw. Ze względu na różnorodność pracy analityka, nie brakuje obszarów, w których łatwo o pomyłkę. Przedstawiamy więc listę 8 najczęstszych błędów, dzięki której możesz lepiej przygotować się do roli analityka biznesowego.

1. Brak odpowiedniego planu i strategii działania

Jedną z poważnych trudności jakie mogą stanąć na drodze do sukcesu, może być brak tak podstawowych dokumentów jak wizja i harmonogram projektu. Dobry analityk biznesowy zawsze powinien inicjować i ułatwiać proces tworzenia takich dokumentów. Inne ważne elementy, na jakie warto zwrócić uwagę to plan komunikacji z klientem i macierz interesariuszy. Regularne spotkania z klientem są bardzo ważne. Wszystkie spotkania powinny być też tematyczne - dlatego przed każdym z nich warto przygotować sobie listę spraw do omówienia. 

2. Brak stałych, udokumentowanych ustaleń z interesariuszami

Częstym błędem jest też brak notatek ze spotkań dotyczących wyników komunikacji z interesariuszami. Pisanie podsumowań ze spotkań to doskonała forma obrony zespołowej, szczególnie w dynamicznych projektach z dużą mobilnością menedżerów. Sytuacje, w których po jakimś czasie klient zapomina o osiągniętych porozumieniach, lub w związku ze zmianą zespołu produktowego takie informacje zostają utracone, nie należą niestety do rzadkości.

3. Brak przejrzystości w komunikacji z klientem

Niezwykle ważne jest, aby klient miał dostateczny poziom widoczności i wiedział, gdzie i jak efektywnie wydano jego pieniądze. Początkujący (i nie tylko) analitycy biznesowi nie zawsze potrafią krótko i informacyjnie wyjaśnić klientowi, jaka praca została wykonana. Pamiętaj, że klient nie będzie chciał wiedzieć, że np. przez cały ostatni tydzień jeden z członków zespołu był nieobecny i nic nie zrobił. Wykorzystaj czas, gdy z jakiegoś powodu musisz zastopować pracę, aby ulepszyć istniejące procesy w projekcie.

4. Zbyt dużo czasu poświęcanego na szczegóły

Nadmierne skupienie się na szczegółach dotyczy wielu aspektów pracy analityka, jak choćby analiza danych. Badanie przeprowadzone przez firmę Xplenty wykazało, że jedna trzecia specjalistów Business Intelligence spędza nawet do 90% swojego czasu tylko na “czyszczeniu” danych. Przy takim trybie pracy, nie starcza już czasu na inne, kluczowe aspekty, jak choćby właściwa komunikacja w zespole. A według serwisu ZDNet, co tydzień marnujemy niemal połowę swojego czasu z powodu nieudanych działań spowodowanych brakiem współpracy, brakami wiedzy i oporem zespołu wobec zmian. A na to żaden profesjonalny analityk nie może sobie pozwolić. 

5. Przegląd wymagań w projekcie bez właściwej współpracy

Przegląd wymagań nie powinien być traktowany jako zadanie do wykonania wyłącznie przez analityka biznesowego. Powinien być przeprowadzony przy odpowiednim zaangażowaniu zainteresowanych stron, aby zweryfikować ich znaczenie z różnych perspektyw. Sprawdzanie zebranych wymagań pod kątem powiązań z interesariuszami pomaga zminimalizować możliwe defekty jeszcze przed etapem wdrożenia.

6. Niewłaściwy język w opisie wymagań

Analitycy często mają problem z określaniem wymagań z technicznego punktu widzenia. Oczekuje się, że wymagania będą testowane i dobrze zorganizowane. Analitycy biznesowi muszą stawiać wymagania zgodnie z regułą SMART: konkretne - mierzalne - osiągalne - możliwe do zrealizowania i ograniczone w czasie. Idąc o krok dalej, do tego powszechnie używanego podejścia, możesz dodać także “SMART-CC” - Complete & Concise (kompletne i zwięzłe). Twoja organizacja jest głównym użytkownikiem wymagań, które gromadzisz i dostosowujesz do testów - dlatego upewnij się, że osoby zaangażowane nie mają problemu z ich zrozumieniem.

7. Brak wizji całego projektu

Typowym błędem w przypadku dużych, długofalowych projektów może być również brak zrozumienia szerszej perspektywy i powiązań z innymi elementami ekosystemu. Zrozumienie powiązań poszczególnych części projektu z innymi i wiedza o tym, jak rozwija się połączony system, pozwala na prawidłowe i terminowe opracowanie produktu, unikając porzucania szczegółów wdrożenia.

8. Strach przed pomyłkami

Czasami obawa przed popełnieniem błędu paraliżuje na tyle, że zamiast zacząć działać i dostosowywać przebieg projektu, początkujący analityk biznesowy zaczyna zbyt długo przygotowywać się do działania: uważnie pisząc długie wiadomości do klienta, czy skupiając się na opisywaniu skrajnych, mało prawdopodobnych scenariuszy. Popełnianie błędów jest w porządku: zarówno Agile, jak i Scrum zakładają przecież szybkie popełnianie błędów ale i równie szybkie reagowanie na nie.

Pamiętaj, że głównym narzędziem w analizie biznesowej jest komunikacja. Wyznacznikiem sukcesu dla dokładnej analizy biznesowej jest upewnienie się, że rozmawiasz ze wszystkimi, z którymi powinieneś się podzielić swoją wizją wymagań i współpracy.

Teraz, kiedy jesteś już świadomy jakie są najczęstsze błędy popełniane przez analityków - Twoim zadaniem jest działać, aby popełniać ich jak najmniej. Nie obawiaj się jednak pomyłek i odważnie idź naprzód ze swoją karierą w analizie biznesowej. Powodzenia!

> Przygotuj się do rozmowy rekrutacyjnej - rozwiąż przykładowe zadania w sekcji Skill Practice Challenges.

> Aplikuj na najciekawsze aktualne oferty pracy dla analityków biznesowych u topowych pracodawców.

> Zdobądź wartościową wiedzę i poznaj cenne wskazówki o pracy analityka biznesowego w pozostałych artykułach.