Nasz plan awaryjny na wypadek kryzysu

Kiedy nie możesz odwiedzić swojego biura i nagle wszyscy członkowie zespołu muszą pracować z domu, stajesz przed poważnym problemem. Chyba, że masz w zanadrzu przećwiczony plan. W wojsku ćwiczysz i ćwiczysz, dopóki radzenie sobie z sytuacjami kryzysowymi nie zmieni się w rutynę. Pozwala to na szybką reakcję na niespodziewaną sytuację. W naszej branży to kluczowe i udało się to osiągnąć.

Praca w roli nearshoringowego partnera biznesowego wymaga już od samego początku nawiązania efektywnej współpracy na odległość. Bazuje ona nie tylko na narzędziach czy procesach, ale przede wszystkim na zaufaniu i właściwym podejściu. Jednym z nich jest stworzenie kanału nieformalnej komunikacji z naszym klientem, aby łatwiej się porozumiewać w codziennych sprawach. A te są najważniejsze.

Codzienne rutyny i nieformalna komunikacja pomagają

Nasza codzienna rutyna w czasie COVID-19, podczas pracy w domu, wygląda tak samo, jak wtedy, gdy zbieramy się w biurze. Zazwyczaj zaczynamy o 9:00 od jakiegoś spotkania na kształt stand-upu, aby zapewnić, że wszyscy mamy nad czym pracować, a jeżeli są jakieś problemy, to że zostaną na czas rozwiązane. Wideokonferencja na Teamsach umożliwia sprawny przebieg tego spotkania a dostawcy domowego Internetu zapewniają wystarczająco dobre połączenie dla rozmów wideo. Bardzo zależy nam na dobrej komunikacji w naszym zespole. Zorganizowanie wirtualnej przerwy na kawę to dobry zamiennik spotkań, które odbywały się w naszej kuchni. Zwołujemy się na Teamsach, zdzwaniamy i rozmawiamy o codziennych sprawach. Tak zupełnie zwyczajnie.

Organizacja domowego biura

Każdy z nas urządził sobie jakieś przytulne miejsce do pracy w domu. W przypadku gdy ktoś zetknął się z pracą zdalną po raz pierwszy, często wymagało to drobnych modyfikacji, zmiany miejsca, wybrania innych słuchawek, ale już po jednym lub dwóch intensywnych dniach wszystko było gotowe. Jeśli komuś brakowało sprzętu, mógł go odebrać z naszego biura - np. słuchawki, dodatkowy monitor lub jakieś kable. Wszyscy pracujemy na laptopach służbowych, więc zabranie go do domu nie stanowiło problemu. Jeśli potrzebowaliśmy czegoś innego, firma dokonywała stosownego zamówienia. Praca zdalna to z pewnością wielki przywilej. Dla osób, których dzieci zostały w domu, to dodatkowe wyzwanie, ale każdy starał się znaleźć najlepsze i najbardziej efektywne dla swojej sytuacji rozwiązanie. Osoby, które nie mogły pogodzić pracy z opieką, mogły liczyć na uzyskanie zasiłku opiekuńczego i poświecenie się jednej roli.

Komunikuj się więcej niż wydaje się potrzebne

Kiedy siedzimy w biurze, komunikacja dzieje się cały czas - bez względu na to czy zdajemy sobie z tego sprawę, czy nie. Łatwo zauważyć, kiedy ktoś wyszedł z pokoju, jest z czegoś nie do końca zadowolony lub cieszy się, że udało mu się poprawić niedziałające testy jednostkowe. Pracując zdalnie, te wszystkie zdarzenia i emocje wymagają naszej akcji, żeby dotarły do innych. Na początku to nie łatwe, zwłaszcza dla osób, które cenią sobie pracę zespołową, ale staramy się to jakoś wesprzeć przy pomocy #PrzerwaNaKawę albo informując na Teamsach, że chcemy coś omówić, albo że będziemy z dala od klawiatury przez konkretny czas. Zazwyczaj będzie to wymagało komunikowania więcej niż się wydaje potrzebne. Jednak dzięki temu jesteśmy bardziej przewidywalni dla reszty członków zespołu.

Równie istotne w pracy rozproszonej jest wizualizowanie bieżącego stanu pracy. Pomaga to w utrzymaniu wysokiego poziomu zaufania. W projektach agile’owych staramy się pokazywać nasze postępy co dwa tygodnie. W ten sposób tworzymy silną więź i zaufanie. Dbamy o to, aby praca zespołu była widoczna, a dedykowany Customer Success Manager pomaga w jej realizacji.

Ten scenariusz powstawał w naszej firmie już jakiś czas. Ulepszaliśmy go za każdym razem, kiedy ktoś pracował w domu i miał jakieś przydatne wskazówki. Mogliśmy wykorzystać ten czas, aby stworzyć skuteczne praktyki. Teraz daje nam dobry fundament, który pomaga pokonać przeszkody związane nie tylko z COVID-19, ale z pracą zdalną w ogóle. Jesteśmy z niego całkiem zadowoleni – zarówno my, jak i nasi klienci.

Piotr Hełka / Software Engineer / VM.PL

Źródło: https://vm.pl/pl/Jak-poradzili%C5%9Bmy-sobie-z-wyzwaniem-pracy-zdalnej-w-czasie-pandemii.html