O czym należy pamiętać organizując hackathon? Praktyczny poradnik dla firm, które robią to po raz pierwszy

Organizowanie hackathonu (maratonu projektowania) dawno przestało być wyłącznie domeną firm technologicznych. Z powodzeniem praktykowane jest także w innych branżach. Jeśli myślisz o zorganizowaniu takiego wydarzenia w swojej firmie bądź chcesz zostać jego sponsorem - podpowiadamy, o czym musisz pamiętać, by event zakończył się sukcesem.

Ustal cele, jakie chcesz osiągnąć

Zanim zaczniesz promować swój hackfest, zastanów się nad celami, jakie mają mu przyświecać. Co chcesz osiągnąć? Jaki problem ma zostać rozwiązany? Jakie narzędzie ma powstać? Uczestnicy muszą wiedzieć to wcześniej, żeby mieć pewność, iż proponując swoje rozwiązania idą w dobrym kierunku. Hackathon trwa zwykle kilkadziesiąt godzin. Zadbaj o to, by był to czas wartościowy dla programistów, projektantów, testerów oraz każdej innej osoby, która poświęci swój weekend, by wziąć w nim udział. Uczestnicy hackathonów to dość specyficzna grupa ludzi: lubiąca się uczyć i poznawać nowe narzędzia, skora do współpracy i networkingu. Pokaż im, że wiesz, na czym Ci zależy i że doceniasz ich obecność. Przygotuj koncept, który wpisze się w politykę i filozofię Twojej firmy. Ustal budżet, napisz regulamin i przemyśl zasady udziału w wydarzeniu.

Pozyskaj zmotywowanych uczestników

W maratonie projektowania, który zdecydujesz się zorganizować, powinna wziąć udział możliwie duża liczba zadowolonych uczestników. Istnieje wtedy spore prawdopodobieństwo, że przy ponownej realizacji wydarzenia frekwencja będzie równie udana. Żeby tak się jednak stało - musisz hackathon wypromować. Dotrzyj do swoich odbiorców, znajdź adekwatne grupy na portalach społecznościowych, nawiąż współpracę ze szkołami i uczelniami wyższymi. Postaraj się zdobyć informacje o kwalifikacjach osób, które mogłyby być uczestnikami Twojego hackathonu. Pomyśl o stworzeniu zadań wstępnych przed jego rozpoczęciem - pozwolą Ci one zweryfikować poziom wiedzy, zainteresowań i umiejętności specjalistów, którzy zarejestrują się na event. Skorzystaj z profesjonalnych platform dedykowanych organizowaniu maratonów (zarówno tych online jak i onsite), które zaopatrzą Cię w narzędzia niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia tego wydarzenia (jak np. aplikacja do rejestrowania uczestników i zadań konkursowych). Liczba ostatecznych uczestników, którzy zdecydują się przybyć na hackathon to jedno. Drugą kwestią pozostaje to, by byli oni w pełni zaangażowani, zmotywowani i zaciekawieni wyzwaniami, które im szykujesz.

Pamiętaj o mentorach i sponsorach

Jest kilka głównych powodów, dla których utalentowani programiści biorą udział w maratonach projektowania. To najczęściej chęć zbudowania nowego narzędzia, rozwiązania konkretnego problemu, poznania nowych ludzi. To także pragnienie sprawdzenia swoich umiejętności, zdobycia nowych kontaktów biznesowych, nagród, znalezienia interesującej pracy. Wśród tych powodów znajduje się również chęć poszerzenia swojej dotychczasowej wiedzy. Nawiąż zatem współpracę z cenionymi specjalistami, którzy przyciągną na Twój event jeszcze więcej ludzi. Niech to będzie bloger, specjalista w swojej dziedzinie, przedsiębiorca, który odniósł sukces i chce się nim podzielić z Twoimi odbiorcami, przedstawiciel dużej firmy technologicznej, który wygłosi interesujący wykład, czy przeprowadzi dodatkowe szkolenie. Sponsorzy z kolei pomogą Ci w finansowaniu wydarzenia partycypując np. w kosztach organizacyjnych (sala, posiłki, gadżety) jak również w nagrodach głównych (pieniężnych lub rzeczowych). Żeby jednak pozyskać wartościowych sponsorów, którzy przyciągną uwagę zarówno uczestników jak i mediów oraz pozostałych partnerów, musisz zaprezentować konkretną wartość i wykazać się profesjonalnym podejściem.

Udostępnij niezbędne narzędzia pracy

Miejsce, w którym odbędzie się Twój codefest musi mieć świetne Wi-Fi - jest to warunek absolutnie konieczny. Umieść informacje o podłączeniu do Wi-Fi w widocznym i łatwo dostępnym miejscu i zadbaj, by sieć była zabezpieczona. W zanadrzu powinna znaleźć się również jakaś alternatywa w przypadku, gdyby wystąpiły problemy z bezprzewodowym internetem. Uprzedź swojego dostawcę usług internetowych o zwiększonej aktywności użytkowników podczas maratonu i dużej ilości adresów IP logujących się w tym czasie. Udostępnij komputery, a przy każdym stanowisku pracy zadbaj o wystarczającą ilość gniazdek. Uczestnicy hackathonów przynoszą zwykle więcej niż jedno urządzenie elektroniczne, które będą musieli gdzieś naładować. Pomyśl o tablicach, flipchartach, kartkach papieru, długopisach i ołówkach - z pewnością przydadzą się podczas prac projektowych w grupach.

Jakie korzyści firmie przynosi maraton projektowania?

• w krótkim czasie rozwiązuje konkretne problemy
• w kilkadziesiąt godzin dostarcza nowe rozwiązania, które mogą być następnie relatywnie szybko wdrożone
• jest efektywnym narzędziem HR: zapewnia dostęp do wykwalifikowanych specjalistów z branży technologicznej, którzy mogą stać się pracownikami firmy organizującej maraton
• może być przeprowadzony w firmie z każdej branży (medycznej, finansowej, energetycznej, produkcyjnej) oraz w instytucjach publicznych (urzędy miast, instytucje kultury) i społecznych (organizacje pozarządowe)
• poprawia wizerunek firmy, sprawia, że postrzegana jest ona jako bardziej innowacyjna i nowocześniejsza od konkurencji
• buduje Employer Branding i zaufanie do marki

W każdym z wymienionych tekście aspektów pomoże Ci ChallengeRocket.com: platforma dostarczająca kompleksowe know-how na temat organizacji oraz promocji maratonów projektowych.